Klauzula informacyjna dla przedstawicieli kontrahentów, w tym członków zarządu, pełnomocników kontrahentów, osób wskazanych do kontaktu w ramach współpracy z Gminą Brzozie
Zgodnie z art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO, informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Brzozie, reprezentowana przez Wójta Gminy Brzozie.
2. Dane kontaktowe Administratora: 87-313 Brzozie 50; e-mail: ug.brzozie@brzozie.pl, tel. +48 56 49 129 13.
3. Z inspektorem ochrony danych może Pani/Pan skontaktować się w przypadku pytań, dotyczących sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:
 za pośrednictwem e-maila: iod@brzozie.pl
lub
 pisemnie – na adres siedziby Administratora, podany w punkcie 2.
4. Pani/Pana dane będą przetwarzane w następujących celach:
a. realizacji obowiązków lub praw Administratora wynikających z umowy (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – „wykonanie umowy”,
b. dla realizacji uzasadnionych interesów Administratora (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – „prawnie uzasadniony interes”.
Takimi uzasadnionymi interesami Administratora są:
a. prowadzenie bieżącej komunikacji w zakresie podejmowanych działań, w tym realizacji umów i rozliczeń,
b. weryfikacja tożsamości osób działających na zlecenie naszych kontrahentów,
c. ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z umową lub też potrzebą wykazania określonych faktów, mających w tym zakresie istotne znaczenie dla Administratora, w czasie uwzględniającym okresy wygaśnięcia poszczególnych roszczeń.
5. Odbiorcami Pani/Pana danych mogą być firmy, które dostarczają nam usługi w związku z prowadzoną działalnością, w ramach których dochodzi do przetwarzania danych osobowych we wskazanych powyżej celach. Do kategorii tych podmiotów można zaliczyć w szczególności operatora pocztowego lub firmy świadczące usługi pocztowe, w zakresie w jakim jest to niezbędne do doręczenia korespondencji, dostawców usług IT, w zakresie utrzymania systemów, aplikacji i dostarczenia narzędzi IT wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych, inspektora ochrony danych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, o jakich mowa w przepisach RODO, podmioty świadczące usługi doradcze oraz inne podmioty, które wspólnie z nami współuczestniczą w realizacji i wykonaniu umowy zawartej z klientem lub dostawcą, którego Pani/Pan reprezentuje.
6. Dane będziemy wykorzystywać przez okres niezbędny do realizacji opisanych powyżej celów. W zależności od podstawy prawnej będzie to odpowiednio:
a. okres trwania umowy z Administratorem,
b. czas przechowywania dokumentów określony przepisami prawa,
c. okres przedawnienia roszczeń.
7. Informujemy, że ma Pani/Pan prawo do: dostępu do swoich danych osobowych, sprostowania swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, żądania ograniczenia przetwarzania, do złożenia w dowolnym momencie sprzeciwu – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją – w zakresie w jakim przetwarzanie nie wynika z obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze danych. W celu realizacji któregokolwiek z ww. praw prosimy o kierowanie stosownego żądania do Administratora lub wyznaczonego IOD.
8. Ma Pani/Pan także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy prawa.
9. Źródło pochodzenia danych i zakres ich gromadzenia:
Pani/Pana dane osobowe w zakresie danych identyfikacyjnych, kontaktowych, zajmowanego stanowiska/pełnionej funkcji zostały udostępnione Administratorowi przez podmiot w imieniu, którego wykonuje Pani/Pan czynności na rzecz Administratora [Kontrahent] i są przetwarzane w celach związanych z realizowaniem umowy zawartej pomiędzy Administratorem, a Kontrahentem.
W pozostałym zakresie Pani/Pana dane są przetwarzane w związku wykonywanymi przez Panią/Pana czynnościami, np. szczegóły terminu wykonania konkretnych zadań – wówczas, co do zasady są to Pani/Pana dane tzw. służbowe do kontaktu, takie jak: imię, nazwisko, służbowy numer telefonu, adres e-mail, a zatem dane których potrzebujemy, by móc się z Panią/Panem komunikować.
10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.
11. Administrator danych nie planuje przekazywania danych osobowych do państw trzecich, ani udostępniania organizacjom międzynarodowym.